Un cliente pide datos ambientales, una entidad financiera solicita información social y otra empresa envía un cuestionario distinto. Para una pyme, el problema no siempre es carecer de iniciativas: es tener la información dispersa y responder cada vez desde cero.
La Comisión Europea adoptó en julio de 2025 una recomendación sobre el estándar voluntario VSME, dirigido a facilitar la información de sostenibilidad de pequeñas y medianas empresas. Su carácter voluntario importa: no debe presentarse como una certificación ni como una obligación general de todas las pymes.
La oportunidad práctica consiste en organizar una base de datos y evidencias que permita responder con mayor coherencia. Esta guía propone cómo preparar el trabajo; la declaración de conformidad con el estándar exige revisar sus requisitos, no limitarse a completar una plantilla propia.
Qué es y qué no resuelve VSME
VSME ayuda a estructurar información, pero no demuestra automáticamente que una empresa tenga un buen desempeño en todas las dimensiones. Un informe puede describir avances, dificultades y asuntos pendientes. Confundir reporting con excelencia vacía de sentido el ejercicio.
Tampoco garantiza que cualquier cliente acepte sin más el documento ni que una entidad financiera conceda financiación. Su utilidad debe evaluarse respecto a las solicitudes reales que recibe la empresa y a la mejora de su propia gestión.
Antes de comenzar, identifiquen destinatario y necesidad. No es igual preparar una respuesta a un cliente concreto que crear una base anual reutilizable. El segundo enfoque puede requerir más organización inicial, pero evita repetir preguntas internamente cada vez que llega un formulario.
Entender los módulos sin inventar una versión a medida
El documento de EFRAG distingue un módulo básico, con información B1 a B11, y otro completo o ampliado, con información C1 a C9. El básico es el punto de partida para utilizar el ampliado. La aplicabilidad de los elementos y las opciones de preparación deben revisarse en el propio texto.
No seleccionen solo los datos favorables y denominen al resultado «informe VSME completo». Una hoja interna inspirada en sus temas puede ser un paso preparatorio, pero debe identificarse como tal si aún no cumple las condiciones de la opción elegida.
El alcance del informe, la información omitida cuando proceda y las bases de preparación son parte del trabajo, no notas secundarias que se añaden al final.
Fase 1. Acordar qué organización y qué periodo se describen
Escriban una ficha inicial con entidad, actividad, centros incluidos, periodo y personas responsables. Si existen sociedades, sedes o actividades relacionadas, aclaren cómo se tratarán antes de recopilar datos.
Ese acuerdo evita sumar consumos de unas instalaciones con personal de otras o comparar ejercicios con distinto alcance sin explicación. Cuando haya cambios durante el año, documentarlos puede ser tan importante como la cifra final.
No empiecen por el diseño de la portada. Empiecen por las fronteras del informe. Una memoria elegante con un alcance ambiguo resulta difícil de utilizar para clientes, financiadores y para el propio equipo.
Fase 2. Construir un inventario de fuentes
Localicen documentos que ya existen: facturas de suministros, registros de residuos, información de personal, formación, procedimientos y otras evidencias pertinentes. No todos los documentos deben publicarse; algunos servirán únicamente para respaldar datos agregados.
Una tabla de trabajo puede incluir campo solicitado, documento fuente, responsable, periodo, unidad y estado. La función es saber dónde está la información y cuánto trabajo falta para utilizarla.
| Estado interno propuesto | Qué significa | Siguiente actuación |
|---|---|---|
| Disponible | Existe un dato con respaldo identificable | Comprobar alcance y coherencia |
| Pendiente de obtener | Falta una fuente o una respuesta | Asignar responsable y fecha |
| Estimado | Se utiliza un criterio documentado | Revisar si el estándar y el uso lo permiten |
| Pendiente de aplicabilidad | No se ha resuelto si corresponde informar | Consultar el requisito concreto |
Esta tabla es una herramienta organizativa propuesta, no una clasificación oficial de VSME. Evita utilizar «no aplica» como sustituto de «no hemos conseguido el dato».
Fase 3. Preparar cifras que otra persona pueda reconstruir
Guarden unidades y conversiones. Si un consumo se obtiene de varias facturas, conserven el detalle que permite llegar al total. Si se calculan emisiones, identifiquen metodología, factores y alcance. No mezclen un importe económico con una cantidad física sin un criterio explícito.
En información social, trabajen con definiciones consistentes y acceso restringido a los datos que lo requieran. El informe no debe exponer detalles personales innecesarios. Una cifra agregada también puede ser sensible cuando el grupo es muy pequeño, por lo que merece revisión.
Para cada indicador, preparen una breve nota de cálculo. No tiene que ser extensa: debe permitir que alguien distinto a quien lo elaboró comprenda qué se hizo y qué limitaciones existen.
Fase 4. Escribir la parte narrativa desde la evidencia
Describan prácticas reales y diferencien las que están implantadas de las previstas. «Hemos aprobado un procedimiento» no equivale a que todo el personal lo utilice, y «queremos reducir» no equivale a una reducción obtenida.
Un formato útil es situación, actuación, evidencia y siguiente paso. Por ejemplo, explicar un problema de registro, la medida adoptada para corregirlo y la fecha en que se evaluará. No es necesario presentar cada limitación como fracaso; puede mostrar que existe un proceso de mejora.
Eviten recopilar frases genéricas de sostenibilidad que podrían pertenecer a cualquier empresa. El lector necesita entender cómo se relaciona la información con la actividad concreta.
Ejemplo hipotético: un cuestionario deja de ser una urgencia
Una pequeña empresa recibe tres solicitudes similares de clientes. Al principio, distintas personas responden con cifras de periodos diferentes. Decide crear una base anual de información, identificar fuentes y revisar el encaje con VSME.
En la primera versión descubre que conoce la electricidad, pero no tiene bien delimitado el consumo de un espacio compartido. En lugar de inventar una cifra o marcar ausencia de consumo, documenta la limitación y busca una forma apropiada de resolverla.
El resultado inmediato no es una certificación ni una garantía comercial. Es una respuesta más consistente y un listado de mejoras del sistema de datos. El ejemplo es ficticio y muestra por qué la calidad de la información importa más que completar rápidamente todas las casillas.
Fase 5. Revisar el conjunto antes de compartirlo
Comprueben que cifras, relato y alcance coinciden. Revisen también que los cambios respecto al periodo anterior tienen explicación, que las fuentes pueden localizarse y que las personas responsables han validado su parte.
Si se declara que el informe sigue VSME, verifiquen expresamente la opción elegida y los requisitos aplicables. No utilicen un logotipo inventado o un sello propio que sugiera una certificación inexistente.
Decidan qué versión se comparte con cada destinatario y qué información puede publicarse. La gestión de accesos y versiones evita que un borrador incompleto circule como documento final.
Fase 6. Hacer que el segundo año sea más sencillo
Asignen cada fuente a una persona o función y establezcan una frecuencia razonable de actualización. Mantengan un registro de cambios metodológicos. Si se modifica una definición, la comparación histórica debe revisarse.
En SOSNATUR, una primera consulta puede centrarse en el nivel de preparación de la empresa: qué datos existen, qué solicitudes recibe y qué capacidad tiene para mantenerlos. Esa conversación es más útil que empezar por un informe demasiado ambicioso para los recursos disponibles.
¿Qué información les solicitan repetidamente y cuál resulta más difícil de respaldar? Compartan el tipo de dato, no documentos confidenciales. Identificar esas repeticiones permite construir un sistema que sirva al negocio y no solo a una entrega puntual.